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C1222- Conciliação Automática Clientes/Fornecedores

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Sumário

Sistema: Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP).

Contexto: Este artigo orienta em como realizar a conciliação automática dos lançamentos de provisões x liquidações (pagamentos/recebimentos), comuns às contas contábeis de clientes/fornecedores, além de outras melhorias importantes que foram implementadas.

Informações Adicionais: Não se Aplica.

Resolução

Conciliação Contábil

1- Acesse: Contábil > Contabilidade > Processamento > Conciliação Contábil

A partir desta versão na conciliação contábil (V3), será possível realizar a conciliação automática dos lançamentos contábeis de Provisões x lançamentos contábeis de Pagamentos/Recebimentos que são muito comuns às contas contábeis de Clientes/Fornecedores.

Para realizar a conciliação automática para as contas de Clientes/Fornecedores, é só clicar no botão Conciliação Automática

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É apresentada uma tela para preencher o período a ser conciliado automaticamente, o intervalo de contas contábeis (+ terceiros, se houver) e, caso a empresa possua filiais, o Checkbox ‘incluir filiais’ ficará habilitado para conciliar também as filiais no mesmo processo realizado para a matriz.

Como o sistema irá conciliar os lançamentos contábeis de clientes/fornecedores automaticamente?

O processamento da conciliação automática consiste em verificar, para cada ‘conta contábil + terceiro (se houver)’ informados no intervalo, os lançamentos que possuem o mesmo número de documento informado no texto do histórico e cuja soma total de débitos x créditos sejam iguais, conciliando-os automaticamente.

Para que o número do documento existente no texto do histórico dos lançamentos seja encontrado mais rapidamente durante a conciliação, é necessário informar o marcador que representa esse documento.

Exemplo: veja na imagem abaixo que os documentos são identificados nos lançamentos contábeis pelos marcadores ‘NF’,e ‘NR’.

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Muitos marcadores já estão pré-definidos no sistema (veja abaixo), mas é possível adicionar novos, conforme as particularidades/convenções de cada empresa na descrição do texto do histórico dos lançamentos.

ATENÇÃO: é muito importante ressaltar que, se os marcadores não estiverem definidos corretamente, a conciliação NÃO será realizada.

Veja no print a seguir que os lançamentos destacados possuem o mesmo número de documento ‘6365’ mas, antes desse número, o primeiro lançamento possui um traço ‘-‘ e o segundo lançamento possui a sigla ‘NF’.

Imagem_atual.png

Tanto o traço ‘-‘ quanto a sigla ‘NF’ são marcadores desse número de documento e precisam estar devidamente parametrizados.   

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É importante observar também a formatação do marcador, ou seja, se ele possui ponto, vírgula, espaço, dois pontos, etc. Essa formatação deve ser devidamente inserida ao definir o marcador para que a conciliação automática ocorra com sucesso.              

Veja agora um exemplo de aplicação da conciliação automática na conta contábil de Duplicatas a Pagar:

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Observe acima que, para a conta de Duplicatas a Pagar + Fornecedor Antonio (terceiro 7787), período de JAN a FEV/2018, temos quatro lançamentos ref. ao documento 554527, sendo que:

  • os lançamentos realizados no mês de JAN se tratam de provisões (compras/manutenção) que totalizam em R$ 1.944,12.
  • no mês de FEV, temos o lançamento de pagamento desse fornecedor, também no valor de R$ 1.944,12.

Com isso, entendemos que esses quatro lançamentos atendem às regras para que sejam conciliados automaticamente.

Para realizar a conciliação automática desses lançamentos, basta acionar o botão correspondente ‘Conciliação Automática’, onde será aberta a tela abaixo, sendo que:

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1 – Clique no link ‘Definir Marcadores de Documentos’ e informe os marcadores (caso não estejam na lista de marcadores já pré-definidos) que identificam os números de documentos no texto do histórico dos lançamentos contábeis da empresa (conforme explicado acima).

2 – Informe o período para a conciliação automática: no nosso exemplo, vamos conciliar JAN a FEV/2018.

3 – Informe o intervalo de contas a serem conciliadas: no nosso exemplo, vamos conciliar apenas a conta de ‘Duplicatas a Pagar + Fornecedor Antonio (terceiro 7787)’.

No entanto, esse intervalo pode ser definido conforme a necessidade de cada empresa.

Por exemplo, poderíamos informar somente a conta de ‘Duplicatas a Pagar’ nesse intervalo e, durante a conciliação, o sistema iria buscar cada terceiro vinculado à essa conta e cruzar os lançamentos de provisões x liquidações registrados em de cada um deles, até concluir a conciliação de todos os terceiros.

E Caso a empresa não trabalhe com terceiros, basta informar somente as contas contábeis no intervalo para a realização da conciliação automática, com a aplicação das mesmas regras explicadas.

4 – Clique em Processar – o sistema irá iniciar a conciliação automática e, ao final do processamento, exibir a quantidade de lançamentos x contas contábeis identificados para conciliação:

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5 – Clique em ‘Sim’ para confirmar a gravação da conciliação ou em ‘Não’ para abortar o processo.

Após o processamento, ao realizar a consulta da conta de “Duplicatas a Pagar + Fornecedor Antonio (terceiro 7787)’ no período de JAN a FEV/2018, podemos observar que os lançamentos ref. ao documento 554527 foram conciliados automaticamente:

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Importante mencionar acima, que os lançamentos conciliados automaticamente foram apresentados com a letra ‘C’, já usada no sistema para os lançamentos conciliados manualmente.

No entanto, na Listagem da Conciliação você pode identificar facilmente os lançamentos conciliados automaticamente por meio da letra ‘A’, enquanto que os lançamentos conciliados manualmente continuam sendo identificados por meio da letra ‘C’:

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Não deixe de ler abaixo, outras melhorias importantes que realizamos na rotina de conciliação!

1-Consulte os lançamentos da conta contábil desejada a partir da visualização do Balancete Mod. 1

Na visualização do Balancete, basta passar o mouse sobre algum campo da conta contábil (código, nome, classificador) para que seja apresentado um link e, ao clicar sobre o mesmo, os lançamentos contábeis dessa conta serão abertos automaticamente por meio da rotina de conciliação, já com o período selecionado, a empresa e a conta:

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2 - A tela também tem a opção de expandir, melhorando a visibilidade:

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3- Outras melhorias apresentadas nesta versão:

  • Período da conciliação passa a possibilitar a consulta de dois anos.
  • Incluímos também a opção de conciliados no filtro de lançamentos.
  • E um link no rodapé contendo os totais de lançamentos por tipo, é só clicar que ele atualizada o filtro sem precisar preencher um novo filtro.

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4 - Outra Melhoria é a possibilidade de configurar a Visualização das colunas de acordo com a necessidade de cada usuário (personalizável):

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Vídeo Explicativo:

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